Theory of Constraints (ToC) หรือ ทฤษฏีข้อจำกัด คือแนวคิดและวิธีการที่ใช้ทำลายข้อจำกัดต่างๆเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจ จากการลดข้อผิดพลาดและปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในกระบวนการที่ส่งผลต่อคุณภาพ รายได้และความพึงพอใจของลูกค้า
ToC จะโฟกัสในการแก้ปัญหาที่เป็นข้อจำกัดที่เป็นคอขวดของกระบวนการไปที่ละอย่างแบบต่อเนื่อง ไม่ใช่มุ่งเป้าไปที่การปรับทั้งหมดในคราวเดียวกันแบบแนวคิดอื่นๆ โดย Theory of Constraints (ToC) จะเริ่มจากปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ที่จะทำให้ไปไม่ถึงเป้าหมายมากที่สุด เมื่อแก้ได้แล้วจึงขยับไปยังปัญหาอื่นๆต่อไป
โดยแนวคิดนี้เชื่อว่า “ในทุกๆกระบวนการจะมีอย่างน้อยหนึ่งข้อจำกัดหรือคอขวด ที่จะขัดขวางเราไม่ให้ถึงเป้าหมาย และคอขวดพวกนั้นมักเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ปลายทางที่จะออกมา ถ้าเราปรับปรุงข้อจำกัดนั้นได้ กระบวนการทั้งหมดก็จะไม่มีคอขวดมาลิมิต แล้วประสิทธิภาพและให้ผลลัพธ์ก็จะดีขึ้นตามไปด้วย”
ในทุกๆกระบวนการที่เรากำลังจะปรับปรุง ลดความซับซ้อน ลดทรัพยากรที่ใช้ เราจะต้องหาจุดที่เป็นจุดคอขวด ให้เจอ และในการที่เราพยายามแก้ไขนั้นจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงการไปกระทบกระบวนการหรืองานอื่นๆด้วยหรือไม่ โฟกัสทีละคอขวด ทีละกระบวนการ แต่สามารถทำขนานกันในแต่ละทีมได้ ซึ่งในการปรับปรุงเราควรจะมองเป็นหนึ่งในงานประจำวันปกติ ไม่จำเป็นต้องขึ้นเป็นโครงการอลังการใหญ่โตอะไรเลย
‘ข้อจำกัด หรือ คอขวด’ จริงๆนิยามนั้นคือสิ่งที่ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรม, งานย่อยๆ, สิ่งของ, หรือ ข้อมูล ที่คอยขัดขวางกระบวนการนั้นๆให้ผลิตผลงานออกมาไม่ได้ตามที่ควรจะเป็น เปรียบเหมือนหลอดเลือดแดงที่มันตีบ ส่งผลให้เลือดไปเลี้ยงหัวใจ และส่วนต่างๆของร่ายกายไม่สะดวกจนเกิดอันตรายนั้นเอง
ผลกระทบต่อเนื่องเป็น Snowball effect จากการที่ปล่อยให้คอขวดพวกนี้ลอยนวล คือการทำให้เกิดงานดอง, แก้บ่อย, ส่งช้า สิ่งเหล่าจะส่งผลไปยังชิ่งต่อไปนั้นคือ ลูกค้าหงุดหงิด, ทำงานหนักแต่ผลลัพธ์เบา, ได้เงินช้า จนไปชิ่งโดนว่าลูกค้าย้ายไปหาคู่แข่ง, ต้นทุนสูงรายได้ไม่มี, ต้องปิดกิจการ
ซึ่งเราสามารถสังเกตุเหล่าโจรขโมยประสิทธิภาพในกระบวนการของเราว่าสิ่งไหนดูมีแนวโน้มว่าจะเป็นคอขวด จากการดูและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ เช่น สิ่งที่ผลลัพธ์มักคาดเคลื่อนจากเกณฑ์วัดผล (SLA, KPI), เกินเวลาส่ง, เรื่องที่คนมาแจ้งปัญหาบ่อย เป็นต้น
โดยคอขวดจะสามารถแบ่งออกมาได้หลายประเภท
- Physical : สิ่งของ เครื่องจักร หรือ อุปกรณ์การผลิตที่มีข้อจำกัดที่ไม่สามารถทำตามเป้าที่ต้องการได้ (ของขาด, ผลิตไม่ทัน), คนทำงานไม่พอ (ทำช้า, คนขาด, ไม่มีสกิล), สภาพแวดล้อมการทำงาน (พื้นที่เล็กหรือใหญ่เกิน, มีสิ่งรบกวน, มีจุดต้องระวังเยอะ)
- Policy : กฏระเบียบองค์กร (หลวมไปหรือมีกรอบเยอะไป, ต้องอนุมัติเยอะ, ไม่ได้กระจายอำนาจ), ธรรมเนียมปฏิบัติ (ยึดติดว่าสิ่งเดิมดีอยู่แล้ว, นอกกรอบแล้วจะมีปัญหา), กฎหมาย (โดนลิมิตโดยกฏหมายของประเทศนั้นๆ)
- Paradigm : ความเชื่อและมุมมอง (เชื่อประสบการณ์เก่ามากเกินไป, ปักใจเชื่อในสิ่งที่ไม่เคยพิสูจน์, ชอบส่งต่อวิธีผิดๆในคนใหม่, ทำสิ่งที่ไม่จำเป็นให้ดูเหมือนจำเป็น)
- Market : การผลิตต่อความต้องการของตลาด (ผลิตมาก/น้อยเกินไป, ใช้ทรัพยากรเกินจำเป็น), ความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนไป (ตลาดขึ้น/ลงจัด, ปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้)
แต่หากว่าทีมหรือหัวหน้าของคุณ มีเป้าหมายคือการแก้ปรับทั้งระบบในทีเดียวเลย แบบตู้มใหญ่ๆ อาจจะลองดูแนวคิดอย่าง Lean Six Sigma แทน เพราะแนวคิด ToC นั้นเน้นโฟกัสไปที่การแก้ที่ละคอขวดไปเรื่อยๆ ใช้ทรัพยากรน้อยกว่า แต่อาจจะไม่ครอบคลุมในทีเดียว แต่ถ้าเราเห็นคอขวดชัดเจน ToC ก็จะเหมาะสมในสถานการณ์นี้
แน่นอนว่า ไม่ว่าจะใช้ Lean Six Sigma, PDCA หรือโดยเฉพาะ Theory of Constraints (ToC) นั้นเป็นคอนเซ็ปต์ที่มีกฏแห่งความสำเร็จอยู่ข้อนึงที่เหมือนกันคือ ‘ต้องปรับปรุงต่อเนื่อง (Continuous Improvement)’ ปรับไปเรื่อยๆจนกว่าจะได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่คุณพอใจจริงๆ
มากไปกว่านั้น ปลายทางหากเราต้องการนำการปรับปรุงพวกนั้นแปลงมาเป็นสิ่งที่ทุกคนสามารถทำตามได้หรือทำซ้ำในรูปแบบที่ได้มาตรฐาน แม้ว่าจะมีพนักงานใหม่ๆเข้ามา นั้นคือการทำให้เป็น ‘ระบบ’ หรือซอฟต์แวร์ มาช่วยในงานต่างๆ เช่นงานขายใช้ CRM, งานระบบคลังใช้ Inventory หรือ WMS, องค์กรใหญ่ๆใช้ ERP เป็นต้น เพื่อใช้พลังของเทคโนโลยี ข้อมูล และระบบอัตโนมัติมาทุ่นแรง ลดต้นทุน และคืนเวลาให้ได้มากที่สุดครับ
ขอบคุณมากๆครับ
