มีหลายๆธุรกิจ B2B ที่เราได้มีโอกาสเข้าไปฟังและช่วยแก้ปัญหา ปัญหาที่เจอบ่อยๆไม่ใช่แค่เรื่องยอดขาย พอคุยไปลึกๆ เรามักจะปัญหาที่ฝังรากลึกกว่านั้น ด้วยความที่ทำมานาน จึงมีปัญหาที่ไม่ได้สังเกตุว่ามันเป็นปัญหาใน กระบวนการหลังบ้าน ที่เป็นตัวฉุดรั้งธุรกิจให้ไม่โต และชีวิตให้ไม่มีความสุข
และนี่คือเหตุผลที่หลายบริษัทแม้มีรายได้ดี ก็ยัง “เหนื่อย เครียดเหมือนเดิม” หรือ “กำไรไม่โตตามยอดขาย” วันนี้เราจะมาคุยกันถึง 5 ปัญหาที่ธุรกิจ B2B มักจะเจอบ่อยๆ และดูทางออกเป็นไอเดียกันว่าระบบบริหารธุรกิจที่ออกแบบให้ตรงกับธุรกิจสามารถเข้ามาแก้เกมนี้ได้อย่างไร
1. ทีมใช้ Excel กันคนละไฟล์ = ข้อมูลกระจัดกระจาย
เคยไหม? พอจะดูรายงานภาพรวม ต้องมานั่งไล่ไฟล์ Excel จากแต่ละทีม บางอันชื่อไม่ตรงกัน บางไฟล์หาย บางคนไม่อัปเดต
📌 ต้นตอปัญหา
การไม่มี “การรวมศูนย์ข้อมูล” หรือคือการนำข้อมูลมารวมกันอยู่ในที่เดียว ทำให้ผู้บริหารตัดสินใจช้า ไม่แม่นยำ และเสี่ยงต่อการถูกขโมย! ซึ่งการที่ข้อมูลกระจัดกระจายต้องเสียเวลาหา และอัพเดทไม่ทั่วถึง ที่สำคัญเอามาวิเคราะห์ไม่ได้ด้วย มีแต่เสียกับเสีย
✅ วิธีแก้ด้วยระบบ
ระบบบริหารธุรกิจที่ดีจะรวมข้อมูลจากทุกฝ่ายไว้ในจุดเดียว (Single Source of Truth) ทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี ฝ่ายปฏิบัติการที่เกี่ยวข้อง ทำให้ดูข้อมูลได้แบบ Real-time และทุกคนทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกัน โดยข้อมูลจะถูกอัพเดทด้วยระบบทำให้ข้อมูลเป็นระเบียบ และง่ายที่จะเอามาวิเคราะห์มากกว่า
2. ขายดี แต่จัดการออเดอร์ลำบาก = งานหลังบ้านตามไม่ทัน
หลายบริษัทยอดขายขึ้น แต่ทีมปฏิบัติการหลังบ้านรับมือไม่ไหว เกิดงานตกหล่น ส่งช้าหรือผิดพลาดบ่อย
📌 ต้นตอปัญหา
เพราะระบบทำงานหลังบ้านยังเป็น Manual ต้องใช้แรงคนจำนวนมาก และไม่มี Workflow ที่เชื่อมโยงกันอัตโนมัติทำให้การทำงานข้ามแผนกติดขัด และบางทีก็อาจจะได้คุณภาพงานตามอารมณ์คนทำด้วย ส่วนใหญ่ข้อผิดพลาดเวลางานเยอะๆก็จะเกิดจากตรงนี้เหมือนกัน
✅ วิธีแก้ด้วยระบบ
ระบบซอฟต์แวร์มีข้อดีคือสามารถที่วางการทำงาน (Workflow) อัตโนมัติได้ เช่น เมื่อมีออเดอร์เข้ามา ระบบจะสร้างเอกสารใบเสร็จ/ใบกำกับ ตัดของจากคลัง ส่งงานต่อให้ขนส่ง หรือแผนกอื่นๆได้ต่อเนื่องแบบออโต้ ลดเวลาทำงานไปได้มหาศาล และลดความผิดพลาดจากการทำงานมือด้วย
3. ทีมขายใช้เวลาไปกับงานเอกสาร = ไม่มีเวลาไปหาลูกค้าเพิ่ม
ลองนับดูไหมว่าเซลใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อวันในการกรอกข้อมูล ทำใบเสนอราคา ทำ Report หรือส่งเมลตามเอกสาร?
📌 ต้นตอปัญหา
การที่ทีมขายต้องทำงานซ้ำๆ ด้านเอกสาร ทำให้เวลาที่ควรใช้ปิดดีลกับลูกค้าหายไปกับงานที่ไม่สร้างมูลค่า รวมไปถึงการทำข้อมูล Report สรุป และ ค้นข้อมูลเพื่อหาว่าลูกค้าคนไหนหายไปบ้าง ดีลไหนต้องตาม ทำอะไรต่อ กว่าจะได้ไปขายก็กินเวลาไปแล้วแบบงงๆ
✅ วิธีแก้ด้วยระบบ
ระบบบริหารธุรกิจที่เน้นเรื่องงานขาย หรือ ระบบ CRM จะสามารถเอกสารอัตโนมัติจะช่วยให้เซลส์แค่กรอกข้อมูลครั้งเดียว แล้วสร้างใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และเอกสารต่างๆ รวมถึง Report ได้ในคลิกเดียว พร้อมส่งให้ลูกค้าหรือหัวหน้าดูทันที
4. ไม่เห็นภาพรวมแบบ Real-time = ผู้บริหารตัดสินใจจาก ‘ความรู้สึก’ แทนข้อมูล
หลายธุรกิจขายได้ แต่ไม่รู้ว่ากำไรจริงๆ เท่าไหร่ หรือไม่รู้ว่าต้องโฟกัสอะไรที่ขายดี เพราะข้อมูลไม่อัปเดตและยากต่อการนำไปวิเคราะห์
📌 ต้นตอปัญหา
ไม่มีระบบกลางในการรวมต้นทุน ทำให้วิเคราะห์ไม่ออกว่าแต่ละโปรเจกต์หรือแต่ละลูกค้า “กำไรจริง” หรือ “แค่ขายได้เยอะ” ไปจนถึงไม่สามารถเอาข้อมูลอื่นๆมาตัดสินใจในเชิงกลยุทธ์ได้ว่าไปทางไหนถึงมีโอกาสชนะ ทำอะไรถึงคุ้มลงทุนที่สุด
✅ วิธีแก้ด้วยระบบ
ระบบที่ดีจะเชื่อมต่อข้อมูลจากแหล่งต่างๆเข้าไว้ด้วยกัน และแสดงผลแบบ Dashboard เป็นกราฟจะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ง่ายขึ้น เห็นจุดที่จะเอามาเสริมในกลยุทธ์แง่มุมต่างๆได้ทั้งเรื่องทีม, สินค้า, ลูกค้า, เงิน, หรือเรื่องการใช้เวลาในงานต่างๆ ที่จะมาทำให้วางแผนนั้นแม่นยำ เพื่อหาจุดที่เราทำได้ดีและเอาชนะตลาดได้
5. เจ้าของต้องมาทำอยู่ตลอด เอาตัวเองออกไม่ได้ = ธุรกิจไม่มีระบบที่ทำงานแทนได้
เมื่อไรที่เจ้าของไม่อยู่ ทุกอย่างชะงัก เหมือนไม่มีใครรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อ
📌 ต้นตอปัญหา
ธุรกิจเติบโตบน “ตัวบุคคล” ไม่ใช่บน “ระบบ” พอไม่มีเจ้าของคอยดูเอง ระบบงานก็ไม่เดิน ลามไปจนว่าไม่สามารถเพิ่มคนได้เพราะซับซ้อนเกิน กลัวทำได้ไม่ดี เวลาหมดไปกับการงานที่ควรจะมีคนอื่นมาทำแทน และจะได้มีเวลาไปวางแผน อัพเกรดธุรกิจ และใช้ชีวิต
✅ วิธีแก้ด้วยระบบ
ปรับกระบวนการโดยการลดคอขวดและส่วนไม่จำเป็น จากนั้นทำออกมาเป็นระบบ Workflow ที่มาคุมกระบวนการทั้งหมด + Role Management ที่ออกแบบให้แต่ละคนรู้หน้าที่ตัวเอง และระบบแจ้งเตือน และระบบอัตโนมัติจะทำให้ธุรกิจเดินได้แม้เจ้าของไม่อยู่ ลดการพึ่งพา “คนเก่งประจำแผนก” และทำให้ขยายทีมได้ง่ายขึ้น แค่ให้คนมาเดินตามกระบวนการบนระบบที่เวิร์คแล้วนั้นเอง
สรุป: ปรับกระบวนการให้ดีตั้งแต่ ‘หลังบ้าน’ คือการวางรากฐานธุรกิจให้โตอย่างมั่นคง
ธุรกิจ B2B ที่โตแบบยั่งยืน ไม่ใช่แค่ขายได้เยอะ แต่ต้อง “จัดการหลังบ้านได้ดี” เพื่อให้ทีมทำงานคล่อง ต้นทุนไม่รั่ว กำไรเติบโต และเจ้าของมีเวลาไปคิดเรื่องอนาคตธุรกิจ เพราะระบบหลังบ้าน มันคือรากฐานของการเติบโตแบบยั่งยืน โดยเฉพาะในธุรกิจ B2B ที่มีความซับซ้อนและ Stakeholder หลายฝ่าย
เจ้าของธุรกิจและผู้บริหารที่กล้าปรับระบบหลังบ้านให้ดีตั้งแต่วันนี้ มักจะได้เปรียบในการ scale ธุรกิจอย่างมั่นคง ซึ่งหากคุณเองคิดว่าถึงเวลาซะที ก็ทักมาปรึกษาพวกเรา Project One ได้เช่นเดียวกันครับ เราจะได้ช่วยวิเคราะห์ได้ว่าระบบสามารถช่วยอะไรธุรกิจคุณให้ดียิ่งขึ้นได้บ้างครับ
ขอบคุณครับ
#ระบบCRM #ระบบบริหารธุรกิจ #พัฒนาซอฟต์แวร์ #BusinessProcessImprovement #DigitalTransformation #Digitalization #BusinessSoftware #BuildCustomSoftware #ProjectOne #InnovateToInspire
