วิธีหาจุดคอขวดในกระบวนการขาย ทำง่ายๆด้วยเทคโนโลยี

ทำไมเราต้องหาจุดคอขวดของธุรกิจ ?

ต้องเริ่มเข้าใจก่อนว่า จุดคอขวด หรือ Bottleneck คืออะไร? จุดคอขวด คือจุดใดจุดหนึ่งในกระบวนการทำงานที่มีปัญหาจนเป็นผลให้งานโดยรวมออกมาไม่มีประสิทธิภาพ ช้า ติดขัด ออกแรงมากแต่ได้ผลลัพธ์น้อย โดยเฉพาะถ้าเป็นงานขายก็อาจจะทำให้กระบวนการขายไม่ราบรื่น ใช้เวลาเยอะกว่าเดิม ช้าลูกค้าตาม บางทีก็เกิดข้อผิดพลาดบ่อยๆ ทำให้เสียโอกาสและยอดขายไปนั้นเอง 

ซึ่งจุดคอขวดเหล่านี้ มักเกิดจากอุปสรรคอะไรบางอย่างที่คนอาจจะมองข้าม ปล่อยผ่าน ทำจนชินเลยมองไม่เห็นว่าเป็นปัญหา หรือติดข้อจำกัดปัจจุบันที่กั้นไม่ให้เราแก้ปัญหานี้ได้ ฉะนั้นการที่เราจะปลดล็อคพันธนาการพวกนี้ออกจากธุรกิจได้ เราต้องรู้ว่าจุดคอขวดอยู่ไหน และจะแก้มันให้ถูกวิธีได้ยังไง

วิธีหาจุดคอขวดในกระบวนการขาย

1. วิเคราะห์ข้อมูลจาก CRM

ถ้าทีมขายมีการใช้ระบบ CRM อยู่แล้ว คุณจะสามารถเอาข้อมูลจากระบบมาวิเคราะห์ต่อได้เลย เพราะระบบเองจะคอยเก็บข้อมูลและประวัติต่างๆให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถวิเคราะห์หา Insight และ จุดคอขวดได้ เช่น

• ดีลไหนค้างในขั้นตอนไหนนานที่สุด เพราะอะไร
• ระยะเวลาเฉลี่ยของแต่ละขั้นตอนในการขาย
• อัตราการความคืบหน้าของดีลในแต่ละขั้นตอน (Pipeline Stage) ดูว่าดีลไปเสียที่ระหว่างทางตรงไหนมากสุด
• เหตุผลหลักๆที่เราปิดดีลไม่ได้

2. วิเคราะห์จาก Feedback ของทีมขาย

การที่ทีมขายทุกคนได้มีโอกาสมาคุยกันนอกจากเป้า หรือแผนการขายแล้ว การคุยเรื่องปัญหาที่เกิดขึ้นก็เป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าจะในการประสานงาน ติดต่อ เครื่องมือที่ใช้ รวมไปถึง รูปแบบการสื่อสารและทำงาน ก็อาจจะมีปัญหาสำคัญๆซ่อนอยู่ในนั้นเช่นเดียวกัน โดยหัวหน้าทีมอาจจะจับจุดสังเกตุ (หรือ Observe การทำงาน) ในแต่ละจุดของกระบวนการ เช่น 

• ว่ามีส่วนไหนไหมที่ทีมต้องมาถามบ่อย ต้องนึกนาน
• ส่วนที่ทำซ้ำๆ ทำมือตลอด แม้แต่ต้องหาข้อมูลนานๆ
• กลับมาแก้ปัญหาบ่อย
• ทำไปแล้ว บางทีต้องเปลี่ยนตัวคนทำ
• ใช้เวลาในแต่ละกิจกรรมเกินมาตรฐานที่วางไว้

หากเรารู้จุดเด่นของพนักงานแต่ละคน เราก็อาจจะให้เขาช่วยถอดกระบวนการที่เขาทำแล้วเวิร์คมาอัปเกรดกับกระบวนการหลักในทีม หรือมาช่วยกันวิเคราห์ปัญหาที่เกิดร่วมกันแล้วเริ่มแก้จากจุดนั้นก่อนก็ได้

3. ติดตามพฤติกรรมลูกค้า

ดูพฤติกรรมของลูกค้าในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการขาย เช่น ลูกค้ามักจะช้าที่ขั้นตอนไหน ขั้นตอนไหนที่เสียดีลเยอะสุด หรือมีคำถามที่พบบ่อยในกระบวนการขาย เพื่อที่จะได้นำข้อมูลตรงนี้มาปรับกิจกรรมการขาย ลดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก แล้วคัดเฉพาะของที่เวิร์คไปทำ เพื่อลดระยะเวลาต่อดีลให้สั้นลง

รวมถึงเราสามารถนำเคส หรือการรับแจ้งปัญหาในหัวข้อต่างๆมาวิเคราะห์ต่อว่าอะไรที่มักเป็นปัญหาที่ถูกแจ้ง แล้วจะมีตรงไหนไหมที่เราแก้ที่ต้นเหตุได้เพื่อที่จะได้ไม่มาเป็นปัญหาทีหลัง เพราะปัญหาเหล่านี้นอกจากทำให้ขั้นตอนของเราไม่โฟลแล้ว เรายังต้องใช้เวลาเพิ่มอีก แล้วแถมยังสร้างความหงุดหงิดให้กับลูกค้าด้วยเหมือนกัน

เทคโนโลยีมาช่วยแก้ปัญหาจุดคอขวดได้ยังไงบ้าง?

✅ เอาระบบ CRM มาปรับใช้

ด้วยความที่ CRM คือระบบที่ทุกคนมาทำงานในที่เดียวกัน ข้อมูลก็ถูกเก็บที่เดียวกัน ทำให้ข้อมูลเป็นระเบียบโดยอัตโนมัติและพร้อมเอามาใช้อยู่เสมอ ระบบ CRM จึงสามารถช่วยเราวิเคราะห์, ติดตาม, แจ้งเตือน Follow-up, กรองลูกค้า และเลือกสินค้าที่เหมาะสมที่จะทำให้ทีมประหยัดเวลา และเพิ่มโอกาสในการปิดยอดได้มากขึ้น

✅ AI และ Machine Learning

AI สามารถช่วยคาดการณ์แนวโน้มการขาย วิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า ให้คำแนะนำทีมขาย หรือสินค้าใกล้เคียงเพื่อ Up-sell & Cross-sell ให้กับลูกค้า เพื่อเพิ่มโอกาสและเวลาที่จะเอาไปโฟกัสในการปิดการขายให้ได้มากที่สุด

✅ ระบบ Workflow Automation

การใช้ระบบอัตโนมัติช่วยลดความล่าช้าในกระบวนการ เช่น การส่งเอกสารเสนอราคาอัตโนมัติ, ทำ Report, การตั้งค่าการติดตามลูกค้าแบบอัตโนมัติ, เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบหรือแผนกอื่นๆ, แจ้งเตือนอัปเดทสถานะให้กับทั้งทีมภายใน และ ลูกค้าอัตโนมัติ และหลายๆอย่างที่จะมาช่วยส่งที่เราทำมือซ้ำๆได้มหาศาล หรือ วิธีดูว่างานไหน เราสามารถเอาระบบอัตโนมัติมาช่วยในธุรกิจเราได้บ้าง เพิ่มเติมได้ครับ

จะเห็นว่าการระบุและขจัดจุดคอขวดในกระบวนการขายไม่ใช่เรื่องยาก แต่คุณอาจจะต้องพยายามหาข้อมูลเพื่อมาวิเคราะห์ ถามทีมงาน บางทีก็ใช้งาน Observation มาช่วยได้ จะง่ายไปกว่านั้นหากคุณมีเครื่องมือที่มาช่วยทุ่นแรง และวัดผลได้ตลอดเวลา เพื่อให้ธุรกิจมีกระบวนการที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนั้นเอง

หากธุรกิจของคุณมีคำถามเกี่ยวกับ CRM หรือการเอาเทคโนโลยีมาลดจุดคอขวด สามารถพิมพ์หาพวกเรา  Project One ได้เลยครับ ขอบคุณมากครับ