วิธีดูว่างานไหน เราสามารถเอาระบบอัตโนมัติมาช่วยในธุรกิจเราได้บ้าง

จะเป็นยังไงเมื่อธุรกิจอยากจะได้งานที่ไวขึ้น เยอะขึ้น และผิดพลาดน้อยลง? คำตอบเหล่านี้มักจะมาพร้อมต้นทุนที่สูงมากขึ้นตาม ซึ่งถ้าไม่เริ่มทำลูกค้าก็ไปเลือกคนอื่นแทน แต่มีสิ่งนึงที่จะข้ามข้อจำกัดเหล่านี่ นั้นคือระบบอัตโนมัติ หรือ Automation

ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการเงิน, ฝ่ายบัญชี, ฝ่าย HR, ฝ่ายพัฒนาโปรดักส์, ฝ่ายการตลาด หรือ แม้แต่ฝ่ายขายเอง ทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่สามารถปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นได้ จากการเอาระบบอัตโนมัติในรูปแบบซอฟต์แวร์ มาช่วยเหลือได้ทั้งนั้น

วันนี้เราจะมาให้เช็คลิสที่จะช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับการเอาระบบอัตโนมัติมาใช้ได้ง่ายขึ้นเอง

1. งานที่ต้องทำมือซ้ำๆ จำเจ

งานไหนที่ต้องทำซ้ำๆ ต้องลงมือด้วยตัวเองเหมือนเดิมจำเจทุกๆวัน งานพวกนี้ส่วนใหญ่จะกินเวลามาก ซึ่งนอกจะทำให้ธุรกิจมีต้นทุนเวลาต่อเงินเดือนสูงขึ้นแล้ว ทีมทำงานก็ไม่ได้งัดเอาศักยภาพมาใช้เต็มที่ด้วย

ตัวอย่างเช่น

• ต้องป้อนข้อมูลใหม่เข้าระบบ
• คอยอัพเดทข้อมูลในหลายๆที่ กับหลายๆคน
• รวบรวมข้อมูลมาทำเป็น Report
• การอัพเดทสถานะงานหรือสินค้า

2. งานที่มีขั้นตอนชัดเจน

งานที่สามารถกำหนดขั้นตอนการทำงาน (Workflow) และเงื่อนไขให้ชัดเจนได้ โดยไม่ต้องการวิเคราะห์ เจรจาต่อรอง หรือตัดสินใจที่ซับซ้อนจากมนุษย์

ตัวอย่างเช่น

• คัดกรองลูกค้าจากดีลที่เข้ามาใหม่ (Lead Scoring)
• การจัดการการนัดหมาย
• การส่งอีเมลคอนเฟิร์มรายละเอียดลูกค้า
• การออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

3. งานที่ต้องการความแม่นยำและเสี่ยงผิดพลาด

มีงานหลายประเภทที่ต้องใช้การคำนวน ต้องป้อนข้อมูลยุบยิบและอาจจะต้องผูกข้อมูลจากหลายที่ หรือมีการคำนวนที่ซับซ้อน ซึ่งถ้าเกิดความผิดพลาดขึ้นมาก็จะส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นของธุรกิจได้

ตัวอย่างเช่น

• การคำนวณค่าคอมมิชชั่นของทีมขาย
• การบันทึกข้อมูลทางบัญชีและภาษี
• ทำรายงานข้อมูลทางการขายและธุรกิจ
• การตรวจสอบสถานะการชำระเงิน

4. งานที่ห้ามลืมติดตาม

งานที่ต้องติดต่อกับลูกค้าหรือทีมงานภายในอย่างต่อเนื่องมักเป็นภาระที่กดดันสำหรับทีมขายและทีมสนับสนุน ทั้งถ้าลืมขึ้นมาความซวยก็อาจจะมาเยือน

ตัวอย่างเช่น

• การส่ง Follow-up การขายกับลูกค้า
• การเตือนเมื่อลูกค้าใกล้หมดสัญญา
• เตือนไม่ให้พลาดเคสงานที่ต้องดูแล
• ต้องทวงเงินลูกค้าเมื่อถึงรอบบิล

5. งานที่จะทำให้ธุรกิจโตขึ้นจากข้อมูล

แต่การที่จะเอาข้อมูลมาวิเคราะห์มักจะต้องเจอปัญหาความไม่เป็นระเบียบ เสียเวลาให้ทีมไปเตรียมข้อมูลมาที่ก็แอบกังวลว่าจะครบไหม เพื่อเอามามาวิเคราะห์ใหม่ทุกรอบ กว่าจะเจอ Insight มาปรับกลยุทธ์ธุรกิจ ก็ไม่ทันซะแล้ว

ตัวอย่างเช่น

• การดึงข้อมูลจากหลายๆแหล่งมารวมกัน
• การวิเคราะห์แนวโน้มของลูกค้าและความชอบ
• การหาว่าลูกค้าคนไหนหายไปเมื่อไหร่
• การแนะนำสินค้าที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละคน

หากเรามีกระบวนการเยอะมากที่ต้องการจะทำเป็นระบบอัตโนมัติ เราก็สามารถตีตารางในการประเมินว่าเรื่องไหนคุ้มค่าทำมากที่สุดน้อยไปมากจากการปัจจัยเหล่านี้ คือ

1. ความถี่ที่ต้องทำ
2. ผลกระทบต่อธุรกิจ
3. ความซับซ้อนในการไปทำเป็นระบบ

เป็นต้นแล้วแต่ว่าธุรกิจคุณซีเรียสปัจจัยไหนบ้าง

และสำหรับธุรกิจที่ต้องการคำแนะนำในการเปลี่ยนงานเดิมๆให้เป็นอัตโนมัติ ก็สามารถสอบถามพวกเราได้ครับ ซึ่งระบบอัตโนมัตินี้สามารถรวมอยู่ในระบบ CRM ที่ช่วยเรื่องการขาย หรือ ระบบบริหารจัดการธุรกิจอื่นๆ สำหรับแผนกงานต่างๆได้

แต่ถ้าจะให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุด พวกเราเชื่อว่ามันต้องเกิดจากการผลักดันและพัฒนาที่มาจากความเข้าใจปัญหาแท้จริงของธุรกิจและคนทำงาน ก็จะช่วยให้ธุรกิจสร้างงานได้ไวขึ้น เยอะขึ้น ผิดพลาดน้อยลง โดยต้นทุนยังเท่าเดิมได้จริงครับ

ขอบคุณครับ